Mejores Prácticas en Auditoría

Las organizaciones llevan a cabo auditorías para examinar los procesos de negocios y evaluar si se ajustan a los requerimientos internos y externos.  También las utilizan para implementar mejoras continuas.  Las auditorías internas y a los proveedores permiten a la dirección:

·         Identificar problemas existentes o potenciales antes de que se conviertan en asuntos graves.

·         Identificar falencias dentro del proceso para que las partes involucradas puedan implementar acciones correctivas en tiempo oportuno.

·         Determinar la eficacia de los controles dentro de un proceso.

Auditoría de proveedores: Las organizaciones auditan a sus proveedores para tener certeza de que los procesos internos de éstos adhieren a un estándar de calidad definido.  Los proveedores principales son generalmente auditados en forma anual.  Sin embargo, aquéllos que tiene métricas de calidad débiles son auditados con más frecuencia.  Las organizaciones utilizan los resultados de la auditoría para identificar cuestiones en los procesos, en la capacitación o en la documentación que afectan las métricas de calidad de sus proveedores.  Luego les piden a sus proveedores que redefinan esos temas en un período de tiempo específico.

Auditorías internas: Están integradas a los procesos de acción preventivos dentro de las organizaciones.  Hacen una radiografía del medio ambiente, trazan un mapa de especificaciones definidas e identifican las no conformidades.  Luego, éstas son volcadas en un proceso correctivo que recomienda acciones específicas y soluciones.  Este proceso también verifica si las acciones correctivas han sido implementadas y si las causas que dieron origen a las no conformidades han sido eliminadas.

Los responsables del proceso en organizaciones que conducen auditorías internas pueden responder claramente estas preguntas:

·         ¿Están los procesos y las métricas claramente definidos, para que el proceso de auditoría interna pueda descubrir no conformidades de manera inequívoca, sin ambigüedades?

·         ¿Cómo incorpora el proceso los resultados de auditorías anteriores para monitorear el progreso en virtud de las no conformidades previamente descubiertas?

·         ¿Qué proceso se utiliza para identificar potenciales causas raíz de no conformidades en un tiempo oportuno?  ¿Siempre se implementan acciones correctivas para eliminar esas causas?

·         ¿Cómo es analizada y reportada la información sobre acciones correctivas y preventivas?

·         ¿Cómo reciben feedback los empleados sobre sus respectivas no conformidades?

Pasos fundamentales

Una auditoría interna o de proveedores tiene más éxito cuando un auditor puede completar estas cinco actividades:

1.     Programa: Esta lista incluye las fechas de auditoría, el nombre de la persona que participará, los procesos de alto nivel que serán auditados y los documentos que se requerirán al responsable del proceso.

2.     Plan: El plan detalla el alcance del proceso, los objetivos y la agenda.  Provee una cronología de la auditoría desde el principio hasta el final y detalla qué procesos y subprocesos específicos serán auditados, cuándo lo serán y quién llevará a cabo la auditoría.

3.     Dirección: El auditor principal maneja todo el proceso.  Comunica cualquier cambio en el plan de auditoría, comunica el progreso a todas las partes interesadas, chequea que la agenda se siga en el tiempo previsto, revisa todas las no conformidades para tener certeza de que son lógicas, válidas y claras, resuelve conflictos constructivamente y se asegura de que la auditoría sea conducida profesional y positivamente.

4.     Informe: Los accionistas reciben una copia de las observaciones auditadas y una lista de no conformidades.  Estos informes constituyen la base de discusión sobre los resultados de la auditoría.

5.     Verificación: El responsable del proceso responde a las no conformidades de la auditoría en una fecha determinada.  Su respuesta incluye un sondeo de las causas de origen, una propuesta de acción correctiva y una fecha de finalización.  El auditor principal revisa la respuesta para determinar si el sondeo de las causales y las acciones correctivas propuestas son adecuadas.  Si no las considera adecuadas, puede rechazarlas y pedir otra alternativa.  El segundo estadio de la verificación ocurre cuando el responsable del proceso notifica al auditor principal que las acciones correctivas han sido implementadas.  Luego, el auditor verifica esta implementación y también que la raíz original de la no conformidad haya sido eliminada.

Los más exitosos programas de auditoría automatizan estos cinco pasos para que sean fáciles de respetar.  Los sistemas de gestión de la calidad también pueden ayudar en la implantación de estos pasos y en asegurar que la conducción de la auditoría es ejecutada como un ciclo cerrado- un proceso de punta a punta- que se extiende desde la conducción de la auditoría, a través de las acciones correctivas hasta el control del cambio.

Las organizaciones que aplican estas mejores prácticas en auditoría, estarán bien encaminadas a lograr impresionantes resultados de negocios.

 

Nota: Anil Gupta es el vicepresidente de marketing de MetricStream en Redwood Shores, California.  Es también consultor de investigación sobre IT performace management de Ventana Research en San Mateo, California.  Gupta tiene un MBA en Operaciones de la universidad de Santa Clara, California, y es miembro de ASQ

Reprinted with permission from Quality Progress 

©   2006  American Society for Quality.

 

Certificaciones internacionales

La American Society for Quality ofrece tres certificaciones de auditores que acreditan el grado de idoneidad de los profesionales que las obtienen para desplegar eficientemente su labor como auditores, internos o externos.

 

Certificación de Auditor de Calidad (Quality Auditor Certification – CQA)

El Auditor de Calidad Certificado es un profesional que conoce los estándares y principios de la auditoría.

Certificación de Auditor HACCP (HACCP Auditor Certification – CHA)

El Auditor HACCP Certificado es un profesional que conoce los estándares y principios de auditar un sistema basado en HACCP (Análisis de Riesgos y Puntos Críticos de Control).

Certificación de Auditor Biomédico (Biomedical Auditor Certification – CBA)

El Auditor Biomédico Certificado es un profesional que conoce los principios y los estándares, regulaciones, directivas y guías para auditar un sistema biomédico.

 

Las tres certificaciones brindan conocimiento sobre las herramientas y técnicas de calidad para examinar, cuestionar, evaluar y reportar sobre el grado en que el sistema se adecua y sobre sus deficiencias.

También analiza todos los elementos de un sistema de calidad y juzga cuán bien éste adhiere al criterio para la dirección y control de la seguridad del proceso.